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  • 快速入門

    本章節主要講解軟件的快速使用方法,通過學習本章節可以學會軟件的使用方法了,如需更加詳細地了解軟件的各個功能講解,可以點擊左邊功能列表進行學習,軟件的使用流程主要如下所示

    1.初始化基礎資料:基礎資料是一個信息管理軟件的基礎,只有在前期進行設置好后,后面使用軟件的時候就可以直接選擇我們錄好的基礎資料,不需要像手工帳一樣,每次都要重復錄一次信息,真正實現一次錄入,可以反復利用的目的。基礎資料包含:商品資料、客戶供應商等往來單位資料、職員檔案、還有一些相關的類型設置,這些在做基礎資料的時候會在相關的地方進行設置的。

    2.出入庫單據編輯:以上的基礎資料錄好后,我們就可以進行正確的軟件使用了,如:各方面的出庫單據錄入、入庫單據錄入、還有一些相關的單據,在錄單的時候我們就可以直接點擊錄好的基礎資料,不需要重復手工錄入了

    3.數據分析與統計:經過以上的單據錄入后,軟件會自動根據單據信息進行數據的分析統計的,如統計庫存、統計出入庫明細表、統計出入庫匯總表等,這些都不需要我們去計算的,只需要點擊軟件的菜單就可以分析出來

    所以整個軟件的使用流程是很簡單的,其實就兩步的操作:1.錄好基礎資料,2.錄出入庫單據,平時使用的時候主要就是這兩步操作,下面我們通過一些圖文教程來講解這三步操作流程的經過。

    第一步:初始化基礎資料

    這一步就是錄入基礎資料了,如:商品資料、客戶、供應商、職員等,點擊軟件主面導航圖的【基礎資料】頁面,就可以看到這些功能,點擊后就能進入到相關的界面進行設置,下面以商品資料的錄入為例進行講解,其它的:客戶、供應商等這些操作方法是一樣的,就不再一一詳述了。商品基礎資料管理界面如下圖所示:

    上圖就是商品的資料管理了,左邊為商品的分類管理,點擊某個分類可以顯示該分類的商品在右邊的表格,查詢字段功能可以輸入查詢內容來查找我們需要的信息,主要功能有

    新增:點擊此按鈕后就可以彈出一個窗口進行信息的錄入

    修改:修改表格中選中的一條信息

    刪除:刪除表格上選中的信息,如果選中的該商品信息已錄做了出入庫單據,是不能刪除的

    導出:把表格上的信息導出到EXCEL中

    導入:從EXCEL中導入商品信息,利用此功能可以快速進行數據的初始化,不需要手工錄入

    設置:此功能是設置表格的列顯示或隱藏的,也可以修改列的名稱

    打印標簽條碼:此功能可以打印商品的條碼到不干膠紙上,然后貼到商品上進行掃描出入庫,類似于超市的收銀過程

    點擊【新增】按鈕后彈出如下圖所示的錄入窗口

    其中紅色字體部份是必填項,其它黑色的為選填,如果不想填就不填就可以了,主要就是:商品編碼、商品名稱、所屬類別這幾樣填好就可以了,填好后就可以點擊保存按鈕錄入到軟件中了

    使用狀態:這個是該商品信息的顯示狀態,默認為啟用,如果選擇為停用,在錄出入庫單據的時候就不會顯示該商品

    預設進價:這個是預先設置好的一個價格,類似于商店的標簽價格,設置好后在錄單的時候就會把這個價格填到單據的單價列了

    預設售價:與預設進價意思相同

    庫存上限:這個設置好后就可以進行庫存的提示了,例如:我們設置上限為100,而我們的庫存數量為120了,這個庫存數量已經超過了這個設置的100上限,那么軟件就會提醒這件信息,此功能可以避免長期進貨造成倉庫積壓貨物

    庫存下限:與庫存上限的意思相同,只不過是針對少于庫存的提示

    第二步:客戶資料與職員資料的錄入

    同樣是點擊【基礎資料】頁面,可以看到 客戶供應商或往來單位的圖標,職員資料圖標,點擊進去后就可以進行操作了,此操作與商品資料管理的操作完全一樣,可以參考以上商品資料錄入的說明,只不過窗口顯示的文字不同,如下圖所示:

    職員資料管理如下圖所示:

    至此,基礎資料的錄入就完成了。都是很簡單的操作,點擊【基礎資料】頁面相關的功能圖標,進行新增錄入即可,下面就可以錄入出庫單或入庫單了,因為已經設置好了基礎資料

    第二步:商品入庫單操作

    商品入庫單包含:采購進貨、期初入庫,生產入庫等這些入庫方向的,如我們剛開始錄入庫存的話就可以使用入庫單或其它入庫單進行操作,在主界面導航圖中點擊 出入庫管理或倉庫管理等這些相關的頁面就可以找到相關的入庫或出庫單據管理界面,下面以其它入庫單為例進行講解,如需進行期初入庫,也是可以使用其它入庫單或入庫單進行操作的,因為這些無非也就是一個入庫操作,如下圖所示:

    左邊部份顯示的是查詢信息,可以根據自已的要求點擊進行查詢,右邊分為兩部份,上面部份為單據頭的主體部份,下面為單據明細部份,如顯示:商品名稱,數量,單價等,上面為操作的工具條

    新建:點擊后會彈出單據錄入的界面,也就是新建一張單據

    修改:修改選中的單據,注:如果已經審核了的單據會提示去審后修改,點擊工具條上的去審按鈕即可

    刪除:刪除選中的單據,同樣如果已經審核了就會提示要去審

    查看:以瀏覽狀態來打開單據信息,不能修改與刪除,主是用來查看原始單據信息的

    導出:導出單據主體部份,明細部份是不能導出的,如需導出明細部份可以到相關的明細報表處導出

    打印:打印選中的單據到打印機上,也可以進行格式的修改

    審核:審核的意思就是將單據生效,會產生相關的庫存信息與應收或應付款信息,如果沒有審核,是不會產生這些的,僅僅就是把單據保存在軟件中

    去審:與審核相關,重新所單據從生效狀態變成沒生效的狀態,同時庫存信息也會有一個相反計算方向

    設置:設置表格的列顯示或隱藏,也可以修改列名

    點擊【新建】按鈕后會彈出如下圖所示的單據錄入窗口

    其它的如:采購進貨單、銷售單等這 些單據操作也是類似的,這里以其它出入庫單據為例進行講解,選擇好進貨倉庫,和表格上的商品信息,就可以點擊保存按鈕保存本張單據了,操作也是非常簡單的,只需要根據界面中的功能進行操作即可。

    掃描條碼:類似于超市中的收銀掃描操作,首先要在【基礎資料】商品資料管理中錄好每件商品的條碼數據后才能進行操作,如果錄好后,我們拿著掃描槍對著條碼掃,就會自動查詢出對應條碼的商品信息并填寫到表格中,這樣就實現了條碼掃描的操作,經過以上的操作方法,就可以掌握單據的編輯操作了,下面再講解一下采購進貨與銷售出貨的操作

    第三步:采購進貨與銷售出貨的操作

    軟件中如果有采購進貨與銷售出貨的就可以進行操作了,如果其它軟件沒有這兩項也可以參考一下,因為單據的操作流程都是一樣的,會有參考價值的。點擊軟件主界面中的【進貨管理】或【銷售管理】頁面就可以看到相關的功能,如點擊采購進貨單,如下圖示所:

    此窗口的操作與上面的其它入庫單操作方法是一樣的,就不再詳述了,參考以上的其它入庫單操作方法即可。下圖為采購進貨單錄入窗口

    可見采購進貨錄入窗口也是與其它入庫單的窗口類似,只是有些內容不同,因為不同的單據類型針對的用途不同,所以內容也不同,但是操作方法是完全一樣的,只需要按需選擇或填入后,點擊保存即可

    銷售出貨單的操作完全與采購進貨單的操作相同,就不再詳述了,經過以上的單據操作錄入后,就會產生一些報表:如:產生庫存數量、金額,出入庫明細賬,出入庫匯總表等。這些只需要在相關的軟件菜單中點擊查看即可,下面以查看庫存為例進行講解

    第四步:查看庫存

    點擊主界面導航圖中的【倉庫管理】或其它的出入庫頁面都可以找到【查看庫存】這個圖標,點擊后就可以彈出以下查看庫存的界面

    以上就是庫存窗口了,庫存數量,金額這些不需要我們手工計算,軟件會自動根據我們錄入出入庫單據進行匯總的,我們只需要點擊出來看就行了

    成本均價:這個是根據入庫單的單價進行加權移動平均出來的,這個不是實際每一筆的入庫價,可以說是入庫單價的一個平均價格

    庫存上下限:就是我們之前在商品資料中錄入的庫存上下限數據。是不是很簡單,整個軟件的使用就是這樣的一個流程了,再總結一下

    首先:做好基礎資料,如:商品資料、客戶、供應商等信息

    然后:就是進行相關的出庫或入庫單錄入操作了,這些單據的操作就是選擇之前錄好的基礎資料進行保存,不需要每次都要手工錄入一次商品或客戶信息。做到一次性錄入,多次反復使用

    再就是:點擊軟件中的相關菜單,進行各種數據的查看分析了,如庫存查看、出入明細表、匯總表等。

    整個軟件的使用過程就是以上的流程了,如果想要更加詳細的了解每個功能的介紹和操作,可以點擊左邊的功能分類查看。

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